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北辰集团闫彦:数字化助力企业法务高效落实企业合规
发布日期:2022-09-15    来源: 法智易     分享到:

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首先非常感谢太极集团和太极法智易团队的邀请。今天给分享的是太极法智易产品和北辰集团的深度合作,主要是分享一些经验、交流一些体会。


其实我觉得用“信息系统”这个词有点落伍了,刚才跟各位领导交流的时候,应该用“数字化产品”。


北辰集团


北辰集团1990年成立,当时是亚运会运动员村的服务中心,后来作为北京市属的国有独资企业,主要以房地产开发、会展和物业经营为主,也是咱们国内首家H股上市的地产类企业。目前我们做到了构建一个“两主一辅”的业务格局,两主是会展和地产。2021年北辰集团成立了首都会展集团,在“十四五”时期也是以房地产业、会展业和服务业为主,以特色化、精品化、品牌化为突破,力争建成国内一流,国际领先的会展品牌企业和拥有一流专业开发水平,复合型地产企业。


我们跟太极法智易合作的契机始于北京市国资委对于市属企业建设信息化的要求,以及我们自身系统建设的要求,我们最开始的诉求是建立一个比较完备的案件管理系统。我最早在司法机关工作,经手了大量案件,也跟主流的服务商谈一些合作,包括交流,发现太极法智易产品在这个方面有自己非常独到的地方,这个独到的地方现在总结成了我们法务系统建设的目标,就是这样一个三全系统。


三全系统


1

全生命周期的管理

刚才大家也提到了很多,足球彩票:合同的全生命周期管理。这次在规划产品的时候,也特地把合同管理、案件管理,以及对于重大事项、规章制度和授权委托,所有涉及到法务管理的相关内容全部纳入到了周期管理里面去。同时建立它们的内部联系,比如说在合同管理里面如果因为纠纷发生了合同关闭的情况下,我们会把这些情况推到案件管理,通过案件管理、通过案件诉讼解决相关问题,通过案件管理形成案件的分析、案件原因、以及案件对策,再报告企业去完善法务管理,这样形成一个转圈的闭环管理。


2

全流程的法务管理

第二个全流程的法务管理。其实我们当时是把管理形成一套制度,在制度里面形成相应的流程,通过信息化把流程成为自主化的东西。我们当时的预期是这样的,但是经过与太极法智易产品的深入沟通,我们也认识到如果仅仅把我们的东西变成了数字化的产品,变成了信息化的产品,可能还不是建设的最终目标,更重要的目标还是要把这些流程化的东西,信息的东西提炼出来,变成数据价值,提升我们公司合规内控的整体水平。也就是说我们要实现法务系统和公司管理制度有机结合,将各项制度接入系统,通过全集团统一的流程管控实现内控的优化,风险降到最低。


3

全面风险管理

其实在2006年的时候,当时国务院国资委提出了风险管理的相关策划,一些相关的文件精神。从06年到现在,不断地在充实我们的风险管理,我们的合规,我们的内控,我们在建设系统的时候也是不断完善提升系统合法合规的审查要求,我们把重大事项、规章制度,以及把相关的审查落实到系统中去,把法律做到前置审核的流程中去,按照两级国资委的要求以风险为导向规划数字化管理模式。


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我们当时的产品功能架构图,也是现在集团对于太极法智易产品的主要功能展现。

展现层

个人工作台,以及领导看板,BI全景视图,以及相关的流程,相关的法务数据,相关的法律风险、诉讼案件。在功能层做了几大模块,包括合同管理、案件管理、法务管理,以及有相关的查询、统计分析,我们的产品也跟OA进行全面嵌入,而且能够跟集团的财务系统,跟集团的资管系统,以及我们的外部法律相关系统进行连接,最后为了便于审批还做了移动应用,便于多元化的使用场景。


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我们设计的全生命周期合同管理体系,实际上跟刚才李主任说的一样,是把它从合同准备阶段,一直延伸到合同的结束阶段。传统意义上在合同管理维度足球彩票:是合同审批环节,有了财务审批、法务审批,总经理审批可能就结束了,但是足球彩票:的风险在哪里?我们基于业务经验以及跟太极法智易产品的沟通,认为我们的风险来自于合同准备、合同起草,以及合同履约,我们把合同拆解成了准备、起草、审批、签订、履约、结束的全生命周期。我们下一步打算把管理进行细化,引入到合同条款的管理,让业务人员更加方便的起草他自己的合同。

合同的起草环节为合同范本和相对方进行了相关审查,包括我们的范本细化到合同中大概有70多项,每一项分类都设定了自己的范畴,如果你选择了买卖,或者销售合同,服务合同,对应的范围自然能概括。

合同审批除了传统的审批以外,我们还进入到会签环节,同时根据会签的多元性,我们把会签丰富到了前会签和后会签,这样可以灵活的便于法务和审批人员决定会签的部门和会签的人数。比如说法务人员,我们法务一般在事后做全面的依托,如果里面有一些涉及税务条款,或者涉及到工程上的条款,可能需要财务部门前置审核的话,我们就做一个前加签,如果后续涉及到工程的钱款支付和发票收据,我们就后加签。


还有用印、扫描、授权委托书。用印一般在办公室或者非法律部门做管理,就容易出现审批的合同和用印合同不一样,我们通过流程的管理实现了用印的合同就是审批的合同。


我们对于签订审核也加入了管理范畴,因为我们企业比较特殊,它会有会展业,因为北京的疫情比较严重,可能很多的会展不能如期开展,所以有很多企业还没有来得及签合同,或者签合同以后又有其它的变化,我们这里加了审核环节,也是便于其它已经在签订或者已经签订合同中间的变化。


还加入了授权委托书,因为我们企业在日常经营活动中发现授权委托书的管理非常重要,跟太极法智易的产品做沟通的时候,我们觉得授权委托书一方面可能是一种法律上的效力,第二个可能会有一些其它的非法人的授权委托书的风险产生,这里我们又加入了签订环节的范畴。


在履约环节,这一直是我们的难点,也是痛点,因为合同审核一般到审核这个阶段,我们的法务已经结束了工作,在履约阶段,往往是业务和财务开展,怎么有效的监督呢?太极法智易也提供比较好的建议和思考,例如和我们的财务系统做对接,比如说和工程系统做对接,还有资管系统,这样从其它系统中拿到它们对于合同履约环节、钱款支付环节、工程进度环节以及租赁的租期这样的信息,看看条款是不是存在违约或者已经违约的情况,以便于我们更好的把这些履约异常的情况推送到看板上去,让领导及时关注和分析这个合同。


后面就是合同的结束,我们有几个不同的评价维度,从消费方的评价到合同总体评价进行合同约束,如果发现了一些我们认为履约异常的情况,我们在系统上可以转到合同纠纷以及后面的处理。


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案件这块,我原先在司法机关,我认为案件管理实现了全部案件的全流程管理,特别是一审、二审的,包括行政、商事和仲裁,在某一个模块里面,比如说一审里面,我们设置了很多流程上的撤出程序,包括各种各样的反诉、管辖异议、保全全加里面了,每个模块里面的内容非常丰富,它们互相之间形成了关联,行政复议到一审,还有执行都可以在里面。


从案件管理变成了全流程的案件管理,通过上面形成案件的全部文书和报告,在最后会形成案件的时间轴,这个时间轴在案件中汇总了全部的案件材料,以及目录,通过目录一键导入变成案件的电子卷宗,这个电子卷宗就可以把案件归档,支持案件的专业化提取、案件案例的检索以及优秀案例的汇编,这些东西现在在咱们的系统上,我们都实现了。同时也能够形成我们对于自有案件和外部案件的分析,通过对案件的整理、案件的报告,实现对于自有案件的大数据分析。因为每家企业的涉诉管辖地和法院都有特殊性、地域性、区域性,通过这些方面及时了解到我们大部分的案件所涉及到的法院,它们的司法观点,便于我们在解决合同纠纷,解决商事纠纷过程中能够更好的在之前把相关的风险规避。


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我们的风险防范管理体系,也是通过法律风险的管理形成风险管理库,在管理方面,通过合同管理、案件管理形成风险的闭环。下面是法务人员,现在法务系统上实现了对于法务队伍、律师的管理,律师我们是通过自己的现有的律师系统导入律师库,通过律师的评价、选聘实现最终的评价。我们的法律队伍管理,现在年初制定绩效考核,年底打分,实现全年法律队伍的管理,从中加强对于队伍人员的平台化共享,因为每一个人员所有信息都在上面,他有自己的特点和优势,我们可以通过数字化管理体系足球彩票:了解全系统所有的法务人员。


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第三部分向大家分享的是法务系统的管控落地。我们做了三块。


1.相对方管理


相对方管理首先是多角度的评价管理,刚才提到了我们的相对方就是合同的前期准备,之前对资质进行审核,事中有评价,事后有打分,对评分过低的相对方进行拉黑。我们通过系统实时对接外部的第三方机构实现相对方外部信息的筛查。


2.全业务管理


根据集团出具的相对方管理办法,我们建立了工厂、服务客户领域的不同准入标准,对这些准入标准在系统里面分成不同的类型。评价是在每个业务流程结束以后,都会对相对方进行业务上不同维度的评价,通过系统的设置为他们达成比较合理的分数。


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我们的合同签署,主要是在流程上进行优化。因为开始的时候是通过传统的OA做的,OA的流程比较固定。后来发现咱们太极法智易产品对于流程化进行了设计,集团上下形成了集团四级管理,六级公司评级的全集团合同审查,审查流程效率大概提高了30%多,有时候可能达到40%多,真的在时间上和效率上有很好的提高。我们原先的合同审批都是单条线的,在进行了一些关联合同,包括一些组合合同后,节省了大量的工作量。


3.内部的审核


大家刚才提到了现在国有企业或者中央企业强调合规性,我们在法务系统里面内嵌了一个前置审核,比如说这个依据到底是什么,包括一些重大事项决策全部作为重大依据,作为审核的要素。


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履约管控也是根据不同的合同模型做了不同的履约管控要点,例如我们针对租赁(合同),对租赁期限、每一个租赁周期、支付款信息进行管控。(不同类型合同)在履约方式上是有差异的,我们处理的时效性和具体方式不同。对相对方的履约提醒,如果曾经几个月内发生过纠纷的客户,你在选择签订相对方的时候会出现提醒。毕竟我们的合同流程或者合同履约涉及到方方面面,包括合同条款的制定也不见得都是客观化、标准化的,我们加上一条人工提醒,实现足球彩票:、更丰富的风控场景。


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这是履约的界面,上面是收货信息,中间是工期,付款,下面是提醒和展示。


法务管理


法务管理,实际上我们主要做的是规章制度和重大事项的管理,也是根据合规内控的要求,横到边,纵到底,从集团公司二级单位、三级单位所有的规章制度,所有的重大事项全部在一个系统上实现了同样的流程审批,特别是规章制度层面,不管是合规内控我们都要求加强,我们在上面实现了制定章程的流程,包括对于规章制度的立改废,包括已经通过决议的宣贯。在重大事项上,也是按照三重一大以及国资委二号文的文件精神,对几家企业的重大事项整理了清单,他们可以按照清单在系统上进行报备和审核,以及做一些洞察。



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建设价值


最后是法务系统的建设价值。原先我们一直认为这个法务系统可能足球彩票:是一些Excel表格之类的集成的东西,我们开始的理解是信息化的产物。开始我一直觉得它可能更便于我收集信息,便于我用一些Excel表格做一些图表和分析,一样的东西实现的价值在哪儿呢?咱们做了一个看板以后是挺好的,它实现了全集团的合同数量、类型以及在什么区间内的金额的名录分析,同时对于我们的合同标准化,对于合同范本、相对方数量进行统计,原先合同相对方可能只有几百个,没想到这回刚刚启用了不到半年的时间到了2000多个,我们在不断应用产品的过程中产生的其实就是这些信息,信息变成了我们可以分析的价值,可以去研究哪些合同是要管控的,哪些是要加强的,哪些解除变更里面的问题,哪些能够正常履行的,这会产生很大的价值。


右边是我们的领导看板,现在领导是能够完全看到系统中的数据的。左边足球彩票:是商业化的概念,右边是全部的流程,包括信息的看板,能够足球彩票:、更实在的穿透信息看到实在的东西。上面是一个效能的图。


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足球彩票:人员的考虑,传统来讲我们法务人员足球彩票:是在中台和后台,很难通过自己的工作参与到前期做一些商务的运营或者商务谈判,现在我们把合同的全流程、生命周期做到了合同签约和合同前期起草,所以法务人员有了足球彩票:机会参与到业务谈判,了解到业务实际发生的场景,通过太极法智易产品跟我们集团初期的调研,让那些业务部门和二级单位也能够足球彩票:的了解到法务存在的价值。我们一方面对人员进行了特点描述,希望在平台上实现人员的考核、晋职、晋级以及人员培养,让他们通过这个系统足球彩票:了解到集团整体法务的发展、集团现有案例的成熟经验、集团的培养计划,还有我们在不同领域,不同层面收集到的培训案例,包括一些课件等。


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这块是我们打通的数据孤岛。上个星期,我们还沟通过,当时北京市国资委发布了足球彩票:数字化管控的要求,上面对法务条线出了22个管控要点,这22个要点分布在法务管理、合规内控,我们针对这些已经落地的产品,现在第一步能够通过管理系统打通和财务、资管、OA系统的互联互通,所有的系统都是一套数据、一套信息,只需要一次录入就可以拉取或者共享相关的信息。第二个也是想加大推广数据的应用力度,实现全层级的覆盖。


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最后是我们构建的理想化的四位协同的融合,最右边是我们案件管理以及法务队伍,中间是合同的管理,也就是说右边是合规、内控和风控。合规、内控和风控和法务管理之间是什么关系?实际上是四位的,协同发展的关系。我们还是以防风险,强内控,促合规为抓手,实现法务管理的有效性,实现闭环管理。


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上面就是我对太极法智易产品的分享,非常感谢法智易产品对北辰集团的法务工作的大力帮助,希望我们能够足球彩票:的合作,谢谢大家。



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